Деловое общение предполагает постоянное балансирование между тактичностью и настойчивостью, жесткостью и уважением к партнеру. Деловая переписка — это разновидность коммуникации и в то же время способ воздействия на партнера либо клиента.
Нередко возникают такие вопросы: «Как поступить, если партнер не выполняет своих обязательств?», «Как напомнить о событии, которое важно для Вас, но при этом не показаться слишком навязчивым?»
Этика делового общения позволяет сделать это с помощью письма-напоминания. В нем можно прямо и в ненавязчивой форме напомнить о невыполненном обещании или обязательстве, предупредить о последствиях их невыполнения, побудить адресата к действию.
Поводов для написания напоминаний может быть много, и они могут быть как приятными, так и не очень. Чаще всего напоминают:
об устных договоренностях;
об обязательствах, прописанных в деловой документации (долге, сроках оплаты, сроках поставки и т.д.);
о событиях, в которых адресат должен принимать участие (выставки, ярмарки, совещания, конференции и прочие мероприятия);
об условиях, прописанных в деловой документации.
Главной целью таких писем является информирование и напоминание, в некоторых случаях просьба, связанная с общими интересами. Конечно, нельзя говорить об универсальном шаблоне написания писем-напоминаний, но выделим наиболее характерные составляющие таких писем.
Составляющие письма-напоминания:
1. Обращаемся к адресату.
2. Озвучиваем проблему и ее последствия.
3. Апеллируем к памяти адресата указанием даты, номера и названия. документа, в котором были прописаны обязательства сторон.
4. Цитируем интересующие нас пункты.
5. Напоминаем о сроках.
6. Просим выполнить условия договора в указанные сроки.
7. Информируем об основных последствиях, которые последуют за невыполнением обязательств.
8. Напоминаем о хороших сторонах сотрудничества и выражаем надежды на устранение неприятного временного явления.
9. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
10. Подпись.
В зависимости от каждого конкретного случая какие-то пункты могут сокращаться или опускаться, но важно помнить о том, что адресату следует только напомнить условия, но ни в коем случае не угрожать, не запугивать, не уничтожать. Получив такое письмо, адресат должен вспомнить о своих обязательствах и захотеть не подвести своего делового партнера, заботящегося о соблюдении условий договора и благополучии компаньона.
При написании напоминаний язык делового письма предлагает такие шаблонные фразы:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым напомнить Вам…
Уведомляем Вас…
Считаем необходимым уведомить Вас…
На практике случается так, что приходится напоминать о чем-то не один, а несколько раз. В таких случаях уместно употреблять более жесткие формулировки:
Убедительно/настоятельно просим…
Требуем от Вас …
Мы настаиваем…
Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации. Это придает письму более официальный тон и располагает к серьезному и ответственному диалогу. Кроме того, письмо-напоминание, выполненное на фирменном бланке организации, может быть и юридическим документом — «Мы же напомнили Вам, даже если вы забыли, а потом пеняйте на себя».
Будьте доброжелательны к адресату, относитесь с пониманием к его обстоятельствам, уважайте его, тогда и адресат будет относиться к вам так же.
Удачи Вам и исполнительных партнеров и компаньонов!